En la era digital, la facturación electrónica se ha convertido en una herramienta esencial para negocios de todo tamaño y sector. No solo simplifica el proceso de emitir facturas, sino que también ofrece una serie de beneficios que van desde la eficiencia operativa hasta el cumplimiento normativo, especialmente en transacciones internacionales. Este artículo explorará en profundidad qué es una factura electrónica, destacando sus principales ventajas y proporcionando una guía detallada sobre cómo emitir facturas electrónicas a clientes extranjeros.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica, es una versión digital de las tradicionales facturas en papel. Este tipo de documento comparte la misma validez legal que su contraparte física, pero se genera, envía y recibe en formato electrónico. El principal atractivo de la facturación electrónica radica en su eficiencia y seguridad. Al emitir una factura de manera electrónica, se elimina el riesgo de pérdida o daño físico, facilitando un proceso de gestión más ordenado y accesible.
¿Quiénes pueden emitir facturas?
A nivel general, la capacidad para emitir facturas electrónicas está regulada por la legislación de cada país, pero existen ciertos criterios comunes que suelen aplicarse.
Entidades habilitadas
- Empresas y autónomos: Típicamente, cualquier empresa registrada o persona que opere como autónomo y esté inscrita en el registro mercantil de su país, tiene el derecho y la obligación de emitir facturas por los bienes o servicios que ofrece. Esto incluye tanto a entidades que operan localmente como a aquellas con clientes internacionales.
- Entidades sin ánimo de lucro: Aunque su operación no es comercial en el sentido tradicional, estas entidades también pueden estar obligadas a emitir facturas por cualquier servicio o producto ofrecido, dependiendo de la legislación local.
Consideraciones especiales para clientes extranjeros
Al emitir facturas a clientes extranjeros, es crucial tener en cuenta las regulaciones fiscales y de facturación electrónica tanto del país emisor como del país receptor. Esto puede incluir el conocimiento sobre tratados de doble imposición, el uso de monedas extranjeras, y el cumplimiento de normativas internacionales que afectan la facturación electrónica.
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Beneficios de realizar una facturación electrónica
La adopción de la facturación electrónica ha transformado la manera en que las empresas gestionan sus transacciones comerciales, ofreciendo una serie de ventajas significativas sobre los métodos tradicionales de facturación.
Eficiencia operativa
- Reducción de errores: La automatización del proceso de emitir facturas minimiza los errores humanos, lo cual es crucial para mantener la precisión en las transacciones financieras.
- Agilización de procesos: La facturación electrónica permite un flujo de trabajo más rápido, desde la emisión hasta el pago de facturas, optimizando así el ciclo de ventas y mejorando el flujo de caja.
Reducción de costos
- Menos gastos en papel y envío: Al eliminar la necesidad de imprimir y enviar documentos físicos, las empresas pueden reducir significativamente los costos operativos.
- Eficiencia en el almacenamiento y la recuperación: La gestión digital de facturas reduce los costos asociados con el almacenamiento físico y facilita la recuperación rápida de documentos específicos.
Mejora en la seguridad y el cumplimiento
- Mayor seguridad: Las facturas electrónicas ofrecen mejores medidas de seguridad, como el uso de firmas digitales y encriptación, para proteger la información contra el acceso no autorizado.
- Cumplimiento normativo: La facturación electrónica facilita el cumplimiento de las regulaciones fiscales locales e internacionales, ya que asegura la trazabilidad y la integridad de los registros contables.
Sostenibilidad ambiental
- Impacto ambiental reducido: Al disminuir el uso de papel, las empresas contribuyen a la conservación de los recursos naturales y a la reducción de su huella de carbono, alineándose con las prácticas de sostenibilidad corporativa.
Pasos a seguir para emitir una factura
Para emitir facturas a clientes extranjeros en Perú, puedes seguir estos pasos:
- Ingresar al portal de SUNAT con tu RUC, usuario y clave SOL.
- Hacer clic en Empresas.
- Hacer clic en Comprobantes de pago, luego en SEE-SOL.
- Elegir la opción Boleta de venta electrónica y hacer clic en Emitir.
- Ingresar los datos del receptor del comprobante.
- Adicionar el detalle de venta.
- Agregar observaciones.
- Finalizar venta.
Situación actual en perú: Emisión de facturas electrónicas al extranjero
En entrevista con el Diario El Comercio, el presidente ejecutivo de EFAC, Kenneth Bengtsson indicó que “hay emprendedores con posibilidades de vender sus productos al extranjero que se cohíben porque desconocen cómo realizar la facturación. Ellos deben saber que las plataformas de los Proveedores de Servicios Electrónicos (PSE) los ayudan a enviar sus comprobantes a cualquier país del mundo”.
Por otro lado indicó que los PSE otorgan a los emprendedores sistemas amigables e intuitivos para la creación de documentos electrónicos internacionales de forma sencilla. El Perú implementó el formato OASIS UBL (ISO/ IEC 19845:2015), un lenguaje universal que estandariza todos los documentos electrónicos de negocios y que es utilizado por importantes socios comerciales del Perú, como Estados Unidos, China y la Unión Europea.
“Esto significa que cualquier factura emitida en el Perú también es compatible en Estados Unidos gracias al formato OASIS UBL. Además, permite una mayor calidad de información en la emisión de los comprobantes en los países que adoptaron el lenguaje”, precisó Bengtsson.
El ejecutivo recordó que en Perú existen PSE con operaciones en distintos países que pueden ayudar a las empresas en la emisión de documentos a varios mercados.
